Persónuverndarstefna VA

Verkmenntaskóli Austurlands leggur áherslu á að tryggja að öll vinnsla persónuupplýsinga sé í samræmi við ákvæði laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Verkmenntaskóli Austurlands er ábyrgðaraðili að vinnslu persónuupplýsinga sem fer fram af hálfu skólans. Markmið persónuverndarstefnunnar er að auðvelda einstaklingum að átta sig á hvaða upplýsingum skólinn safnar, hvers vegna og hvað er gert við þær. Mikilvægt er að hinn skráði geti gert sér grein fyrir því hver réttur sinn er varðandi persónuupplýsingar og hvert hann getur leitað óski hann eftir upplýsingum um sig eða telur á sér brotið. Skólinn er staðsettur að Mýrargötu 10 í Neskaupstað en einnig er hægt að hafa samband í síma 477 1620 eða senda á netfangið va@va.is.

Hvað eru persónuupplýsingar?

Persónuupplýsingar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem á einhvern hátt gera skráðan einstakling persónugreinanlegan.

Persónuupplýsingar og vinnsla þeirra

Þær persónuupplýsingar sem skráðar eru í Verkmenntaskóla Austurlands hafa allar lagalegan eða þjónustulegan tilgang. Skólinn starfar eftir lögum nr. 92/2008 um framhaldsskóla.   Persónuupplýsingar er varða nemendur eru allar til þess gerðar að veita nemendum þá þjónustu er þeir hafa lagalegan rétt til. Skólinn vinnur persónuupplýsingar í samræmi við meginreglur persónuverndar, tekur mið af nauðsyn skráningar í samræmi við tilgang vinnslunnar.

Verkmenntaskóli Austurlands mun gera allt sem í hans valdi er til að tryggja að farið verði með ýtrustu gætni með persónuupplýsingar í skólanum og að meðferð þeirra sé í samræmi við lög og reglur. Starfsmenn Verkmenntaskóla Austurlands eru bundnir þagnareið og ber skylda til að fara með persónuupplýsingar samkvæmt lögum og reglum. Við höfum sett okkur nokkrar grundvallarreglur sem stjórna því hvernig við meðhöndlum þínar persónulegar upplýsingar sem skulu vera:

  • Löglegar, sanngjarnar og réttar
  • Meðhöndlaðar af trúnaði og tryggðar gegn óheimilum breytingum
  • Vera skráðar í sérstökum tilgangi og ekki síðar notaðar í öðrum óskyldum tilgangi
  • Vistaðar eins lengi og þörf er á eða lög gera kröfur um
  • Uppfærðar og aðgengilegar
  • Persónuupplýsingar séu aðeins notaðar í upprunalegum tilgangi og eru ekki afhentar öðrum nema að beiðni hlutaðeigandi, með ótvíræðu samþykki hans eða að skólanum beri lagaleg skylda til afhendingar.

Hvaða persónuupplýsingar skráir eða geymir Verkmenntaskóli Austurlands?

Til þess að gegna skyldum sínum og geta boðið nemendum skólans sem besta þjónustu þurfum við að skrá og meðhöndla persónulegar upplýsingar um nemendur bæði rafrænt og á pappír.

Aðgengi að rafrænum kerfum sem persónuupplýsingar eru skráðar í er stýrt með persónulegum aðgangi hvers starfsmanns sem starfs síns vegna þurfa aðgengi að þeim, s.s. skólastjórnendur, kennarar, námsráðgjafar og aðrir starfsmenn. Ekki hafa allir aðilar sama aðgang að upplýsingum, heldur aðeins aðgang að þeim upplýsingum sem aðilar þurfa til að geta sinnt þjónustu við nemendur.

Dæmi um persónuupplýsingar sem skráðar eru í Verkmenntaskóla Austurlands og eru notaðar í ofangreindum tilgangi:

  • Grunnupplýsingar um nemendur, s.s. nöfn, kennitölur, heimilisföng, netföng og símanúmer.
  • Upplýsingar um samskipti við nemendur og forráðamenn þeirra.
  • Grunnupplýsingar um forráðamenn, s.s. nöfn, kennitölur, heimililsföng, netföng og símanúmer.
  • Viðvera nemenda.
  • Verkefni/verkefnaskil.
  • Einkunnir.
  • Mat á námi sem stundað hefur verið hjá öðrum fræðsluaðilum.
  • Upplýsingar um sérþarfir sem nemandi eða forráðamaður lætur skólanum í té.
  • Útlán af bókasafni skólans.
  • Ljósmyndir.
  • Grunnupplýsingar um starfsmenn.
  • Umsóknir um starf, þar með talið tengiliðaupplýsingar, ferilskrá, kynningarbréf, upplýsingar um menntun o.s.frv.

Hvaðan koma upplýsingarnar?

Nemenda og kennsluumsjónarkerfi

Upplýsingarnar koma frá nemanda sjálfum, forráðamanni hans, skólastjóra, kennara, námsráðgjafa eða öðrum starfsmönnum skólans sem til þess hafa heimild.

Netpóstur

Ef tölvupóstur er sendur til starfsmanns Verkmenntaskóla Austurlands varðveitist hann í tölvpóstkerfi skólans og /eða skjalakerfi eftir því sem við á.

Myndir

Mynd til birtinga á auglýsingaefni skólans, á heimsíðu hans eða á samfélagsmiðlum á vegum hans er aðeins birt að fyrirfram óyggjandi heimild frá nemanda og (ef við á) forráðamanni hans. Enda skal á jafn auðveldan hátt og heimildin var veitt vera hægt að draga hana til baka. Ætíð skal orðið við beiðni nemanda eða (ef við á) forráðamanni hans um að fjarlægja mynd af heimasíðu eða samfélagsmiðlum á vegum skólans. Undanþága frá kröfum um heimild til myndbirtinga er þegar hópmynd er tekin í skólanum eða á atburðum honum tengdum og enginn einn er fókus myndarinnar.  Nemandi og/eða (ef við á) forráðamaður hans getur þó farið fram á að slíkar myndir verði fjarlægðar af vef skólans eða samfélagsmiðum á hans vegum án þess að gefa upp ástæðu þess.

Afhending upplýsinga til þriðja aðila

Verkmenntaskóli Austurlands afhendir ekki þriðja aðila persónuupplýsingar nema skólanum beri lagaleg skylda til þess, einstaklingur hafi sérstaklega óskað eftir því eða hafi fyrirfram gefið óyggjandi samþykki fyrir því. Slíkt samþykki er hægt að afturkalla á eins auðveldan hátt og samþykkið var gefið.

Hver er réttur einstaklinga?

  • Einstaklingur hefur rétt á að fá upplýsingar um allar þær persónulegu upplýsingar sem um hann eru skráðar hjá skólanum, hvort sem þær upplýsingar eru á rafrænu eða pappírsformi, hvaðan upplýsingarnar komi og til hvers þær eru notaðar.
  • Einstaklingur hefur rétt til að krefjast þess að rangar eða ófullkomnar skráningar verði leiðréttar.
  • Einstaklingur getur farið fram á að ónauðsynlegum upplýsingum um hann verði eytt en þó ekki þeim gögnum sem skólanum ber skylda til að varðveita samkvæmt lögum nr. 77/2014 eða eyðing upplýsinganna brjóti á einhvern hátt á rétti annarrar persónu til persónuverndar.

Þegar einstaklingur fer fram á að fá upplýsingar sem skráðar eru um hann skal beiðnin vera skrifleg og vera viðkomandi að kostnaðarlausu. Umsóknina skal senda á netfangið personuvernd@va.is

Persónuverndarfulltrúi

Hjá Verkmenntaskóla Austurlands er starfandi persónuverndarfulltrúi sem hefur það hlutverk að að upplýsa starfsmenn um þeirra um skyldur samkvæmt persónuverndarlögum, sinna þjálfun starfsfólks, framkvæma úttektir, veita ráðgjöf og vera til staðar komi upp álitaefni á sviði persónuverndar. Persónuverndarfulltrúi tekur jafnframt á móti fyrirspurnum og beiðnum frá þeim einstaklingum sem verið er að vinna með upplýsingar um. Þá skal persónuverndarfulltrúinn vera tengiliður við Persónuvernd og vinna með henni, sem og fylgjast með því að farið sé að persónuverndarlögum. Persónuverndarfulltrúi er Birgir Jónsson (birgir@va.is).

Eftirlitsaðili

Persónuvernd annast eftirlit með framkvæmd laga um persónuvernd, reglugerða og sérákvæða í lögum sem fjalla um vinnslu persónuupplýsinga. Sérhver skráður einstaklingur eða fulltrúi hans hefur rétt til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd ef hann telur að vinnsla persónuupplýsinga um hann brjóti í bága við lög eða reglugerð. Persónuvernd úrskurðar um hvort brot hafi átt sér stað. Frekari upplýsingar um persónuvernd er að finna á vef stofnunarinnar, https://www.personuvernd.is