Verklagsreglur um rafræna vöktun

Verklagsreglur Verkmenntaskóla Austurlands um rafræna vöktun

Verkmenntaskóli Austurlands hefur sett sér eftirfarandi reglur um rafræna vöktun öryggismyndavéla. Verklagsreglurnar byggja á lögum um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga (90/2018), reglum um rafræna vöktun og meðferð persónuupplýsinga sem verða til við rafræna vöktun (837/2006) og lögum um framhaldsskóla (92/2008).

1. gr.

Umfang vöktunar

Á heimavist Verkmenntaskóla Austurlands (VA) fer fram rafræn vöktun með eftirlitsmyndavélum í öryggis- og eignavörsluskyni. Myndavélarnar eru staðsettar í sameiginlegum rýmum, s.s. í anddyrum, miðrýmum og göngum.

Á þeim stöðum sem vöktun fer fram er hún gefin skýrt til kynna með merkingum. Einnig eru merkingar til staðar við útidyr, sem kunngjöra að húsnæðið sé vaktað með myndavélum.

2. gr.

Kynning vöktunar

Vöktunin og verklagsreglur þessar eru kynntar þeim sem vöktun hefur áhrif á. Á fundi með skólameistara og umsjónarmanni í upphafi hverrar annar fá heimavistarbúar (og forsjáraðilar) fræðslu um þá rafrænu vöktun sem fram fer á heimavistinni. Í fræðslunni er sérstaklega fjallað um eftirfarandi:

Hver er tilgangur vöktunarinnar
Hver hefur eða kann að fá aðgang að upplýsingum sem safnast
Hversu lengi upplýsingar eru varðveittar
Hvaða búnaður er notaður (myndupptökur án hljóðs)
Rétt íbúa til að andmæla vöktun á herbergisgangi sínum og hverjar geti verið afleiðingar þess
Rétt þeirra sem sæta vöktun til að fá að vita hvaða upplýsingar verða til um hann og til að fá upplýsingar leiðréttar eða þeim eytt

Einnig er vakin sérstök athygli á vöktuninni í leigusamningum sem heimavistarbúar (og forráðaaðilar) og skólameistari undirrita við upphaf dvalar á heimavist á önn hverri sem og í upplýsingum um heimavistina á heimasíðu skólans.

3. gr.

Tilgangur og heimild

Tilgangur vöktunarinnar er að gæta öryggis íbúa á heimavist sem og að gæta eigna íbúa og skólans. Er reglunum ætlað að tryggja meðalhóf, virða einkalífsrétt þeirra sem sæta vöktun og ganga ekki lengra en nauðsyn ber til.

Samkvæmt 33. grein laga um framhaldsskóla skal framhaldsskóli í hvívetna haga störfum sínum þannig að nemendur finni til öryggis. Byggir vinnsla persónuupplýsinganna á eftirfarandi heimildum skv. 9. grein laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga:

Að vinnslan sé nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á ábyrgðaraðila.
Að vinnslan sé nauðsynleg til að vernda brýna hagsmuni hins skráða eða annars einstaklings.

4. gr.

Meginreglur sem gilda um rafræna vöktun

Persónuupplýsingar sem verða til við rafræna vöktun skal fara með í samræmi við 8. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 en þar koma fram eftirfarandi meginreglur um vinnslu persónuupplýsinga:

Að þær séu unnar með lögmætum, sanngjörnum og gagnsæum hætti gagnvart hinum skráða.
Að þær séu fengnar í skýrt tilgreindum, lögmætum og málefnalegum tilgangi og ekki unnar frekar í öðrum og ósamrýmanlegum tilgangi.
Að þær séu nægilegar, viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar.
Að þær séu áreiðanlegar og uppfærðar eftir þörfum.
Að þær séu varðveittar í því formi að ekki sé unnt að bera kennsl á skráða einstaklinga lengur en þörf krefur miðað við tilgang vinnslu.
Að þær séu unnar með þeim hætti að viðeigandi öryggi persónuupplýsinganna sé tryggt.

5. gr.

Skoðun persónuupplýsinga sem verða til við rafræna vöktun

Persónuupplýsingarnar sem til verða við vöktunina eru aðeins notaðar í þágu tilgangs með söfnun þeirra og aðeins að því marki sem þess gerist þörf í þágu tilgangsins.

Aðgangur að eftirlitsmyndavél er varinn með aðgangs- og leyniorðakerfi sem skólameistari einn hefur aðgang að og ber ábyrgð á. Einungis skólameistari hefur heimild til ákveða að upplýsingarnar sem verða til við vöktunina skuli skoðaðar. Eingöngu stjórnendur skólans hafa heimild til að skoða upplýsingarnar með skólameistara og skulu þeir hafa undirritað trúnaðar- og þagnarskylduyfirlýsingu vegna starfa sinna. Skrásetja skal skoðun á uppteknu efni.

6. gr.

Varðveisla persónuupplýsinga sem verða til við rafræna vöktun

Upplýsingarnar sem verða til við vöktunina eru ekki varðveittar lengur en í 90 daga nema lög heimili og dómsúrskurður liggi fyrir.

7. gr.

Afhending persónuupplýsinga sem verða til við rafræna vöktun

Persónuupplýsingarnar sem til verða við vöktunina eru ekki afhentar öðrum nema með samþykki hins skráða eða samkvæmt ákvörðun Persónuverndar. Þó er heimilt að afhenda lögreglu upplýsingar um slys eða meintan refsiverðan verknað.

8. gr.

Upplýst samþykki fyrir vöktun á herbergisgöngum

Öryggismyndavélar á herbergisgöngum heimavistar eru ekki tengdar nema fyrir liggi skriflegt samþykki allra íbúa á viðkomandi gangi.

9. gr.

Beiðni um leit í upptökum eftirlitsmyndavélakerfis

Beiðni um leit í upptökum eftirlitsmyndavélakerfis skal komið á framfæri við skólameistara og skal tilgreina tilefni og tímamörk umbeðinnar leitar á rafrænu eyðublaði sem finna má hér.

10. gr.

Andmæli við framkvæmd vöktunar

Komi fram athugasemdir eða andmæli við framkvæmd vöktunar og/eða ábendingar um að hún uppfylli ekki þær kröfur sem settar eru í reglum þessum eða lögum skal hafa samband við persónuverndarfulltrúa VA með því að senda tölvupóst á netfangið personuvernd@va.is eða hringja í síma 477-1620.

Samþykkt á fundi persónuverndarteymis VA,

Neskaupstað 14. desember 2020